7 consejos prácticos para ser una máquina de la productividad

Cada vez más vivimos más estresados por el tiempo. La jornada laboral se alarga, los objetivos crecen y nos plantemos la duda de ¿cómo ser más eficientes? ¿cómo mejorar la productividad?

En el mundo de la consultoría esta carencia de tiempo es si cabe más pronunciada que en otras industrias. ¿Quién no ha tenido semanas de 60hrs de trabajo dónde no tienes tiempo ni de hacer la compra porque te cierra el supermercado?

Por si fuera poco, en tu día a día se te exige formación, desarrollar otras habilidades y tratar de mantener equilibrio personal para no volverte loco. Así que para no acabar rotos y con problemas de salud tenemos que ser capaces de maximizar nuestro tiempo y ser más productivos.

Existen diversas recomendaciones más evidentes como pueden ser: priorizar tu trabajo, delegar tareas que puedan hacer otros, decir que NO a ciertas tareas, empezar por el trabajo más difícil, etc.

En consultoría muchas veces esto no es posible. Muchas veces, tu socio, tu cliente, u otra persona te impone tareas y tiempos sobre los cuáles tienes poca capacidad de influencia, por lo que no nos queda más remedio que hacerlo según sus reglas; hacerlo lo más rápido posible y con la mayor calidad que seamos capaces.

Evita distracciones

Esto es muy fácil decirlo y complejísimo a la hora de llevarlo a la práctica. Tenemos un bombardeo constante de distracciones, Skype, email, WhatsApp, noticias, pop-ups de apps, llamadas, compañeros que te piden algo, etc. Y nadie te va a ayudar a bloquear estas distracciones ni hacer que reduzcan.

Necesitamos separar el tiempo de "hacer cosas" y del tiempo de contestar a otros frentes. Por lo tanto, cuando tengas que escribir un email complejo, terminar una propuesta, pensar un enfoque para el proyecto, hacer una planificación, o cualquier tarea que de verdad requiere el 100% de tu atención, ya sea por la complejidad, como por la presión del tiempo de entrega, os dejamos alguna recomendación básica (que no sencilla):

• Móvil boca abajo (incluye iWatch, Garmin y similares) y sin notificaciones de redes sociales, email personal, noticias, WhatsApp. Evitarás la tentación de mirar el móvil y romper tu concentración (y por tanto productividad) aunque sea una fracción de segundo

• Cierra cualquier programa (Skype, email), Apps (WhatsApp, Gmail, Instagram, LinkedIn, etc.), o fuente de distracción cuándo estés en modo productivo. Si alguien tiene algo urgente que contarte te llamará por teléfono. Así conseguirás tener 1-2 hrs de concentración máxima

• Aíslate. Este es el punto más complejo por motivos logísticos. Si puedes, enciérrate en una sala para estar concentrado. Si no puedes, ponte cascos con música clásica, música de concentración y busca el lugar más tranquilo que puedas en tu oficina (puede ser otra planta, otra mesa), si es lejos de tus conocidos o gente ruidosa mejor

Orden y método

Puede parecer un cliché pero es fundamental ser ordenados (y más en consultoría por la naturaleza acelerada de nuestra industria). ¿Cómo mejorar nuestra capacidad de organización y lograr ser más metódicos?

• Sed rigurosos con los emails. Es frecuente que vuestro gerente os bombardee con emails y tareas varias. En el peor de los casos estarán mezcladas, todas serán prioritarias y puede incluso que haya duplicados. Para evitar abarcar todo y no conseguir nada, sed rigurosos con los emails. Apuntad las tareas que os envíen en un email separado, vuestro cuaderno de notas, un post-it, etc. y luego priorizad según vuestro criterio. Si tenéis dudas o no sabéis qué es lo más crítico preguntad. Una vez os aclaren aislaros y empezad a sacar el trabajo adelante. Esto que puede pareceros evidente, pero es un skill muy raro y apreciado tanto por gerentes como clientes puesto que ayuda a poner cabeza y metodología de trabajo

• Dad seguimiento a los emails. Es frecuente que a las personas se les "olviden" los emails, se les "pierdan" en la bandeja de entrada... Para evitar volveros locos y perseguir demasiados temas os dejamos un pequeño truco para evitar olvidar tareas; limpiad la bandeja de emails enviados. Todo email que enviéis debe ser contestado por alguien, y si no lo contestan lo mantenemos en la carpeta de enviados hasta que se cierre el tema y demos por concluida la tarea. Es un buen truco para no olvidar tareas que te deben. De nuevo es un skill muy raro y apreciado por clientes puesto que no se te olvida nada

• Usad las carpetas. Según el tema o el proyecto tendrán una estructura de la información concreta, pero os recomendamos agrupar temas según su naturaleza. Por ejemplo: Año 2020 >> Proyecto Diario del Consultor >> Primeros días >> Artículos que me gustan. Esto os ayudará a tener mejor orden y a su vez os será más fácil encontrar la información

• Utilizad OneNote (mi favorito), Evernote o programas similares que os ayuden a tener en un sólo lugar todos vuestros proyectos, temas personales, actas de reuniones, tareas pendientes, etc. Estos programas son muy útiles puesto que se pueden vincular al email y otros programas para tener traza y conectividad en tus tareas

Diario del Consultor